Klauzula informacyjna
dotycząca przetwarzania danych osobowych osób najbliższych i kontaktowych pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych
Zgodnie z obowiązkiem wynikającym z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dn. 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że:
1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Muzeum Sztuki Nowoczesnej w Warszawie, adres: ul. Pańska 3, 00-124 Warszawa, wpisane do rejestru instytucji kultury Miasta Stołecznego Warszawy pod nr RIK/1/2023, REGON: 140187435, NIP: 525-234-18-32 (dalej również „Administrator” lub „Muzeum”). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Muzeum:
a) listownie: na adres siedziby Muzeum,
b) e-mail: iod@artmuseum.pl.
2. Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować drogą mailową pod adresem: iod@artmuseum.pl.
3. Administrator danych jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych:
a) osób najbliższych dla pracowników Muzeum i osób zatrudnionych przez Muzeum na podstawie umowy cywilnoprawnej, w szczególności w związku z realizacją obowiązków z zakresu zabezpieczenia społecznego, w związku ze zgłaszaniem osób najbliższych do ubezpieczeń społecznych,
b) osób, z którymi Administrator danych może się kontaktować w sprawach dotyczących danego pracownika lub osoby zatrudnionej, w tym w razie zaistnienia wypadku – jeśli pracownik lub osoba zatrudniona wyraziły zgodę na wskazanie danych osobowych takiej osoby.
4. W przypadku, o którym mowa w pkt 3 lit. a) powyżej, Administrator danych może przetwarzać dane osobowe zgodnie z zakresem wymaganym przez właściwe przepisy prawa, w tym może przetwarzać następujące dane osobowe: imię i nazwisko, data urodzenia, stopień pokrewieństwa z pracownikiem, PESEL, NIP, obywatelstwo, informacja o podjęciu nauki (w tym dane szkoły), informacja o pozostawaniu z pracownikiem lub osobą zatrudnioną we wspólnym gospodarstwie domowym, adres zamieszkania, informacja o podleganiu ubezpieczeniu z innego tytułu.
5. W przypadku, o którym mowa w pkt 3 lit. b) powyżej, Administrator danych może przetwarzać w szczególności: imię, nazwisko i dane kontaktowe osoby kontaktowej (w tym numer telefonu lub adres e-mail).
6. Administrator danych pozyskuje dane osobowe od pracownika lub osoby zatrudnionej, względnie bezpośrednio od osoby, której dane osobowe dotyczą.
7. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
a) w przypadku, o którym mowa w pkt 3 lit. a) powyżej – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, co oznacza, że dane są przetwarzane w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze danych wynikających z przepisów prawa pracy i zabezpieczenia społecznego,
b) w przypadku, o którym mowa w pkt 3 lit. b) powyżej – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, co oznacza, przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora danych lub strony trzeciej, przy czym do prawnie uzasadnionych interesów zaliczyć można konieczność skontaktowania się przez Muzeum z osobą wskazaną przez pracownika lub osobę zatrudnioną w sprawie dotyczącej tego pracownika lub osoby zatrudnionej.
8. Dane osobowe mogą być przetwarzane także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, co oznacza, że przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora danych lub strony trzeciej, przy czym do prawnie uzasadnionych interesów zaliczyć można ustalanie, dochodzenie lub obronę roszczeń w szczególności związanych z wykonywaniem przez Administratora danych obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa pracy lub zabezpieczenia społecznego.
9. Podanie danych osobowych, o których mowa w pkt 3 lit. a) powyżej, jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa pracy lub zabezpieczenia społecznego. Konsekwencją niepodania danych może być odmowa wykonania określonych czynności bądź odmowa uwzględnienia uprawnień pracowniczych lub uprawnień przyznawanych osobom najbliższym dla pracownika lub osoby zatrudnionej lub innym wskazanym przez niego osobom z zakresu prawa pracy lub zabezpieczenia społecznego. Podanie danych osobowych wskazanych w pkt 3 lit. b) powyżej jest dobrowolne, ale niezbędne do podjęcia kontaktu.
10. Odbiorcami danych osobowych mogą być: podmioty świadczące usługi hostingowe poczty elektronicznej, podmioty świadczące usługi księgowe, audytorskie, usługi doradcze, w tym prawne lub podatkowe, określone placówki lecznicze, publicznoprawne instytucje realizujące zadania z zakresu ubezpieczeń społecznych (w tym ZUS).
11. Dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania zatrudnienia pracownika lub osoby zatrudnionej, którzy podali dane osobowe osób najbliższych lub dane kontaktowe, a także mogą być przetwarzane później – tj. maksymalnie przez czas przechowywania dokumentacji pracowniczej pracownika, ustalony zgodnie z właściwymi przepisami prawa, jeśli dane te stanowią element dokumentacji pracowniczej. W przypadku dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej ZUS dokumenty będą przechowywane przez okres 5 lat. Dane osobowe przekazane w celu kontaktu w sprawach dotyczących pracownika lub osoby zatrudnionej będą każdorazowo przetwarzane nie dłużej niż do czasu wycofania przez pracownika lub osobę zatrudnioną zgody na wskazanie takich danych lub do czasu zgłoszenia przez osobę, której dane dotyczą, sprzeciwu wobec przetwarzania danych, chyba że brak jest podstaw do uwzględnienia takiego sprzeciwu.
12. Przysługuje Państwu prawo żądania dostępu do przekazanych danych osobowych, do ich sprostowania oraz żądania ich usunięcia, jak również do żądania ograniczenia przetwarzania danych.
13. W przypadku, o którym mowa w pkt 7 lit. b) powyżej, przysługuje Państwu także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na Państwa szczególną sytuację.
14. Przysługuje także Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
15. W stosunku do przekazanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie.
1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Muzeum Sztuki Nowoczesnej w Warszawie, adres: ul. Pańska 3, 00-124 Warszawa, wpisane do rejestru instytucji kultury Miasta Stołecznego Warszawy pod nr RIK/1/2023, REGON: 140187435, NIP: 525-234-18-32 (dalej również „Administrator” lub „Muzeum”). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Muzeum:
a) listownie: na adres siedziby Muzeum,
b) e-mail: iod@artmuseum.pl.
2. Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować drogą mailową pod adresem: iod@artmuseum.pl.
3. Administrator danych jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych:
a) osób najbliższych dla pracowników Muzeum i osób zatrudnionych przez Muzeum na podstawie umowy cywilnoprawnej, w szczególności w związku z realizacją obowiązków z zakresu zabezpieczenia społecznego, w związku ze zgłaszaniem osób najbliższych do ubezpieczeń społecznych,
b) osób, z którymi Administrator danych może się kontaktować w sprawach dotyczących danego pracownika lub osoby zatrudnionej, w tym w razie zaistnienia wypadku – jeśli pracownik lub osoba zatrudniona wyraziły zgodę na wskazanie danych osobowych takiej osoby.
4. W przypadku, o którym mowa w pkt 3 lit. a) powyżej, Administrator danych może przetwarzać dane osobowe zgodnie z zakresem wymaganym przez właściwe przepisy prawa, w tym może przetwarzać następujące dane osobowe: imię i nazwisko, data urodzenia, stopień pokrewieństwa z pracownikiem, PESEL, NIP, obywatelstwo, informacja o podjęciu nauki (w tym dane szkoły), informacja o pozostawaniu z pracownikiem lub osobą zatrudnioną we wspólnym gospodarstwie domowym, adres zamieszkania, informacja o podleganiu ubezpieczeniu z innego tytułu.
5. W przypadku, o którym mowa w pkt 3 lit. b) powyżej, Administrator danych może przetwarzać w szczególności: imię, nazwisko i dane kontaktowe osoby kontaktowej (w tym numer telefonu lub adres e-mail).
6. Administrator danych pozyskuje dane osobowe od pracownika lub osoby zatrudnionej, względnie bezpośrednio od osoby, której dane osobowe dotyczą.
7. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
a) w przypadku, o którym mowa w pkt 3 lit. a) powyżej – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, co oznacza, że dane są przetwarzane w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze danych wynikających z przepisów prawa pracy i zabezpieczenia społecznego,
b) w przypadku, o którym mowa w pkt 3 lit. b) powyżej – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, co oznacza, przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora danych lub strony trzeciej, przy czym do prawnie uzasadnionych interesów zaliczyć można konieczność skontaktowania się przez Muzeum z osobą wskazaną przez pracownika lub osobę zatrudnioną w sprawie dotyczącej tego pracownika lub osoby zatrudnionej.
8. Dane osobowe mogą być przetwarzane także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, co oznacza, że przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora danych lub strony trzeciej, przy czym do prawnie uzasadnionych interesów zaliczyć można ustalanie, dochodzenie lub obronę roszczeń w szczególności związanych z wykonywaniem przez Administratora danych obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa pracy lub zabezpieczenia społecznego.
9. Podanie danych osobowych, o których mowa w pkt 3 lit. a) powyżej, jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa pracy lub zabezpieczenia społecznego. Konsekwencją niepodania danych może być odmowa wykonania określonych czynności bądź odmowa uwzględnienia uprawnień pracowniczych lub uprawnień przyznawanych osobom najbliższym dla pracownika lub osoby zatrudnionej lub innym wskazanym przez niego osobom z zakresu prawa pracy lub zabezpieczenia społecznego. Podanie danych osobowych wskazanych w pkt 3 lit. b) powyżej jest dobrowolne, ale niezbędne do podjęcia kontaktu.
10. Odbiorcami danych osobowych mogą być: podmioty świadczące usługi hostingowe poczty elektronicznej, podmioty świadczące usługi księgowe, audytorskie, usługi doradcze, w tym prawne lub podatkowe, określone placówki lecznicze, publicznoprawne instytucje realizujące zadania z zakresu ubezpieczeń społecznych (w tym ZUS).
11. Dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania zatrudnienia pracownika lub osoby zatrudnionej, którzy podali dane osobowe osób najbliższych lub dane kontaktowe, a także mogą być przetwarzane później – tj. maksymalnie przez czas przechowywania dokumentacji pracowniczej pracownika, ustalony zgodnie z właściwymi przepisami prawa, jeśli dane te stanowią element dokumentacji pracowniczej. W przypadku dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej ZUS dokumenty będą przechowywane przez okres 5 lat. Dane osobowe przekazane w celu kontaktu w sprawach dotyczących pracownika lub osoby zatrudnionej będą każdorazowo przetwarzane nie dłużej niż do czasu wycofania przez pracownika lub osobę zatrudnioną zgody na wskazanie takich danych lub do czasu zgłoszenia przez osobę, której dane dotyczą, sprzeciwu wobec przetwarzania danych, chyba że brak jest podstaw do uwzględnienia takiego sprzeciwu.
12. Przysługuje Państwu prawo żądania dostępu do przekazanych danych osobowych, do ich sprostowania oraz żądania ich usunięcia, jak również do żądania ograniczenia przetwarzania danych.
13. W przypadku, o którym mowa w pkt 7 lit. b) powyżej, przysługuje Państwu także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na Państwa szczególną sytuację.
14. Przysługuje także Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
15. W stosunku do przekazanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie.