Klauzula informacyjna
dotycząca przetwarzania danych osobowych kontrahentów, osób upoważnionych do reprezentacji kontrahentów oraz osób kontaktowych ze strony kontrahentów
Zgodnie z obowiązkiem wynikającym z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że:
1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Muzeum Sztuki Nowoczesnej w Warszawie, adres: ul. Pańska 3, 00-124 Warszawa, Polska wpisane do rejestru instytucji kultury Miasta Stołecznego Warszawy pod nr RIK/1/2023, REGON: 140187435, NIP: 525-234-18-32 (dalej również „Administrator” lub „Muzeum”). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Muzeum:
a) listownie: na adres siedziby Muzeum,
b) e-mail: iod@artmuseum.pl.
2. Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować drogą mailową pod adresem: iod@artmuseum.pl.
3. Państwa dane osobowe są przetwarzane:
a) jeśli są Państwo kontrahentami Muzeum – w celu zawarcia i wykonania umowy, której są Państwo stroną; w takim przypadku podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, lub
b) jeśli są Państwo pracownikami lub współpracownikami kontrahenta Muzeum lub osobami upoważnionymi do reprezentacji kontrahenta Muzeum, a Państwa dane zostały udostępnione przez Państwa pracodawcę, zleceniodawcę lub bezpośrednio przez Państwa – w celu zawarcia i wykonania umowy zawartej pomiędzy Muzeum a Państwa pracodawcą lub zleceniodawcą; w takim przypadku podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, natomiast zawarcie i wykonywanie ww. umowy stanowi prawnie uzasadniony interes Muzeum jako administratora.
4. Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane również na podstawie:
a) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Muzeum lub strony trzeciej, takich jak ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń w związku z wykonywaniem umowy zawartej pomiędzy Muzeum a kontrahentem,
b) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w tym w zakresie obowiązków archiwizacyjnych dotyczących przechowywania dokumentów dla celów podatkowych, archiwizacji dokumentacji dotyczącej zawarcia i wykonywania umowy na podstawie przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
5. Muzeum przetwarza dane zwykłe obejmujące w szczególności:
a) w przypadku kontrahentów: imię, nazwisko, nazwa firmy, adres prowadzenia działalności, NIP, REGON, dane kontaktowe (w tym adres email, nr telefonu),
b) w przypadku pracowników/współpracowników kontrahentów oraz osób reprezentujących kontrahentów: imię, nazwisko, stanowisko służbowe, dane dotyczące pracodawcy/zleceniodawcy, służbowe dane kontaktowe (adres e-mail, nr telefonu).
6. Muzeum pozyskuje dane osobowe co do zasady bezpośrednio od osób, których dane dotyczą. W przypadku osób, o których mowa w pkt 3 lit. b, ich dane osobowe mogą być przekazane przez kontrahenta działającego jako pracodawca/zleceniodawca tych osób. Część danych osobowych może być także pozyskiwana ze źródeł publicznych (publicznie dostępne rejestry, jak CEIDG, KRS).
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do wykonania umowy zawartej pomiędzy Muzeum a kontrahentem. Konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości zawarcia i wykonywania ww. umowy.
8. Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być: podmioty świadczące usługi hostingowe poczty elektronicznej i inni dostawcy usług IT, kontrahenci Muzeum, którym zleciło ono realizację całości lub części usług w związku z wykonywaniem zawartej umowy o dzieło, podmioty świadczące usługi księgowe, audytorskie lub doradcze, w tym prawne oraz podatkowe, Szef Krajowej Administracji Skarbowej w związku z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Państwa dane osobowe mogą być także udostępnione w trybie dostępu do informacji publicznej (o ile warunki zawarcia umowy mogą stanowić informację publiczną w rozumieniu przepisów o dostępie do informacji publicznej), a ponadto dane osobowe kontrahentów będących osobami fizycznymi mogą być udostępnione nieograniczonemu kręgowi adresatów za pośrednictwem sieci Internet poprzez Centralny Rejestr Umów m.st. Warszawy.
9. Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Muzeum przez czas trwania umowy, a także mogą być przetwarzane później, tj. przez czas niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami zgodnie z właściwymi przepisami prawa (to jest 3 lata), związku z koniecznością wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Muzeum jako administratorze, w szczególności obowiązku archiwizacyjnego dotyczącego dokumentów przechowywanych w celach podatkowych i rachunkowych (to jest przez okres 5 lat od końca roku, w którym zapłacono podatek), w zależności od tego, który okres będzie dłuższy. Przepisy odrębne mogą także przewidywać dłuższy termin przechowywania dokumentów, w tym danych osobowych, dla wybranych kategorii spraw. Może to dotyczyć w szczególności dokumentacji o znaczeniu archiwalnym, gdzie dane mogą być przechowywane przez dłuższy okres w interesie publicznym zgodnie z przepisami o archiwizacji. Przetwarzanie to odbywa się zgodnie z obowiązującą w Muzeum klasyfikacją dokumentów, to jest co do zasady przed okres 25 lat, a w ściśle określonych przypadkach wieczyście.
10. Posiadają Państwo prawo do: żądania dostępu do przekazanych danych osobowych, sprostowania danych osobowych, żądania usunięcia danych osobowych, a także ograniczenia przetwarzania danych osobowych.
11. Jeśli Państwa dane są przetwarzane na podstawie pkt 3 lit. a) powyżej, posiadają Państwo również prawo do przenoszenia danych osobowych, pod warunkiem że przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.
12. Jeśli Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie pkt 3 lit. b) lub pkt 4 lit. a) powyżej, posiadają Państwo także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w związku z Państwa szczególną sytuacją.
13. Ponadto posiadają Państwo prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
14. W stosunku do przekazanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie.
1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Muzeum Sztuki Nowoczesnej w Warszawie, adres: ul. Pańska 3, 00-124 Warszawa, Polska wpisane do rejestru instytucji kultury Miasta Stołecznego Warszawy pod nr RIK/1/2023, REGON: 140187435, NIP: 525-234-18-32 (dalej również „Administrator” lub „Muzeum”). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Muzeum:
a) listownie: na adres siedziby Muzeum,
b) e-mail: iod@artmuseum.pl.
2. Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować drogą mailową pod adresem: iod@artmuseum.pl.
3. Państwa dane osobowe są przetwarzane:
a) jeśli są Państwo kontrahentami Muzeum – w celu zawarcia i wykonania umowy, której są Państwo stroną; w takim przypadku podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, lub
b) jeśli są Państwo pracownikami lub współpracownikami kontrahenta Muzeum lub osobami upoważnionymi do reprezentacji kontrahenta Muzeum, a Państwa dane zostały udostępnione przez Państwa pracodawcę, zleceniodawcę lub bezpośrednio przez Państwa – w celu zawarcia i wykonania umowy zawartej pomiędzy Muzeum a Państwa pracodawcą lub zleceniodawcą; w takim przypadku podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, natomiast zawarcie i wykonywanie ww. umowy stanowi prawnie uzasadniony interes Muzeum jako administratora.
4. Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane również na podstawie:
a) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Muzeum lub strony trzeciej, takich jak ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń w związku z wykonywaniem umowy zawartej pomiędzy Muzeum a kontrahentem,
b) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w tym w zakresie obowiązków archiwizacyjnych dotyczących przechowywania dokumentów dla celów podatkowych, archiwizacji dokumentacji dotyczącej zawarcia i wykonywania umowy na podstawie przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
5. Muzeum przetwarza dane zwykłe obejmujące w szczególności:
a) w przypadku kontrahentów: imię, nazwisko, nazwa firmy, adres prowadzenia działalności, NIP, REGON, dane kontaktowe (w tym adres email, nr telefonu),
b) w przypadku pracowników/współpracowników kontrahentów oraz osób reprezentujących kontrahentów: imię, nazwisko, stanowisko służbowe, dane dotyczące pracodawcy/zleceniodawcy, służbowe dane kontaktowe (adres e-mail, nr telefonu).
6. Muzeum pozyskuje dane osobowe co do zasady bezpośrednio od osób, których dane dotyczą. W przypadku osób, o których mowa w pkt 3 lit. b, ich dane osobowe mogą być przekazane przez kontrahenta działającego jako pracodawca/zleceniodawca tych osób. Część danych osobowych może być także pozyskiwana ze źródeł publicznych (publicznie dostępne rejestry, jak CEIDG, KRS).
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do wykonania umowy zawartej pomiędzy Muzeum a kontrahentem. Konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości zawarcia i wykonywania ww. umowy.
8. Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być: podmioty świadczące usługi hostingowe poczty elektronicznej i inni dostawcy usług IT, kontrahenci Muzeum, którym zleciło ono realizację całości lub części usług w związku z wykonywaniem zawartej umowy o dzieło, podmioty świadczące usługi księgowe, audytorskie lub doradcze, w tym prawne oraz podatkowe, Szef Krajowej Administracji Skarbowej w związku z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Państwa dane osobowe mogą być także udostępnione w trybie dostępu do informacji publicznej (o ile warunki zawarcia umowy mogą stanowić informację publiczną w rozumieniu przepisów o dostępie do informacji publicznej), a ponadto dane osobowe kontrahentów będących osobami fizycznymi mogą być udostępnione nieograniczonemu kręgowi adresatów za pośrednictwem sieci Internet poprzez Centralny Rejestr Umów m.st. Warszawy.
9. Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Muzeum przez czas trwania umowy, a także mogą być przetwarzane później, tj. przez czas niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami zgodnie z właściwymi przepisami prawa (to jest 3 lata), związku z koniecznością wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Muzeum jako administratorze, w szczególności obowiązku archiwizacyjnego dotyczącego dokumentów przechowywanych w celach podatkowych i rachunkowych (to jest przez okres 5 lat od końca roku, w którym zapłacono podatek), w zależności od tego, który okres będzie dłuższy. Przepisy odrębne mogą także przewidywać dłuższy termin przechowywania dokumentów, w tym danych osobowych, dla wybranych kategorii spraw. Może to dotyczyć w szczególności dokumentacji o znaczeniu archiwalnym, gdzie dane mogą być przechowywane przez dłuższy okres w interesie publicznym zgodnie z przepisami o archiwizacji. Przetwarzanie to odbywa się zgodnie z obowiązującą w Muzeum klasyfikacją dokumentów, to jest co do zasady przed okres 25 lat, a w ściśle określonych przypadkach wieczyście.
10. Posiadają Państwo prawo do: żądania dostępu do przekazanych danych osobowych, sprostowania danych osobowych, żądania usunięcia danych osobowych, a także ograniczenia przetwarzania danych osobowych.
11. Jeśli Państwa dane są przetwarzane na podstawie pkt 3 lit. a) powyżej, posiadają Państwo również prawo do przenoszenia danych osobowych, pod warunkiem że przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.
12. Jeśli Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie pkt 3 lit. b) lub pkt 4 lit. a) powyżej, posiadają Państwo także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w związku z Państwa szczególną sytuacją.
13. Ponadto posiadają Państwo prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
14. W stosunku do przekazanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie.