Klauzula informacyjna
dotycząca przetwarzania danych osobowych kontrahentów, osób upoważnionych do reprezentacji kontrahentów, osób kontaktowych ze strony kontrahentów oraz artystów
Zgodnie z obowiązkiem wynikającym z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dn. 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że:
1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Muzeum Sztuki Nowoczesnej w Warszawie, adres: ul. Pańska 3, 00-124 Warszawa, wpisane do rejestru instytucji kultury Miasta Stołecznego Warszawy pod nr RIK/1/2023, REGON: 140187435, NIP: 525-234-18-32 (dalej również „Administrator” lub „Muzeum”). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Muzeum:
a) listownie: na adres siedziby Muzeum,
b) e-mail: iod@artmuseum.pl.
2. Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować drogą mailową pod adresem: iod@artmuseum.pl.
3. Dane osobowe są przetwarzane:
a) w przypadku kontrahentów Muzeum, w tym osób posiadających prawa do rozporządzania utworem lub utworami – w celu nawiązania i wykonania umowy, której są stroną; w takim przypadku podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
b) w przypadku pracowników, współpracowników kontrahenta Muzeum oraz osób upoważnionych do reprezentacji kontrahenta Muzeum, w tym kontrahentów posiadających prawa do rozporządzania utworem lub utworami – w celu zawarcia i/ lub wykonania umowy; w takim przypadku podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, natomiast zawarcie i wykonanie umowy stanowi prawnie uzasadniony interes Muzeum jako administratora danych,
c) w przypadku twórców dzieła będącego przedmiotem umowy – w celu realizacji prawa twórcy do oznaczenia dzieła; w takim przypadku podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, natomiast obowiązek oznaczenia dzieła stanowi prawnie uzasadniony interes Muzeum jako administratora danych.
4. Dane osobowe mogą być przetwarzane również na podstawie:
a) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, takich jak ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy zawartej przez Muzeum z kontrahentem lub osobą posiadają prawa do rozporządzania utworem lub utworami,
b) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w tym w zakresie obowiązków archiwizacyjnych dotyczących przechowywania dokumentów dla celów podatkowych, archiwizacji dokumentacji dotyczącej zawarcia i wykonywania umowy na podstawie przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
c) art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, jeśli udzielili Państwo zgody na przetwarzanie określonych kategorii danych osobowych w określonym celu; może do dotyczyć w szczególności przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunku w związku z dokumentowaniem wydarzenia w postaci zdjęć i/lub nagrań video lub audio-video.
5. Muzeum przetwarza dane zwykłe obejmujące w szczególności:
a) w przypadku osób fizycznych, z którymi zawiera umowę: imię, nazwisko, adres zamieszkania, PESEL a w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą: nazwa firmy, adres prowadzenia działalności, NIP, REGON, dane kontaktowe (w tym adres e-mail, nr telefonu),
b) w przypadku pracowników, współpracowników kontrahenta Muzeum oraz osób upoważnionych do reprezentacji kontrahenta Muzeum, w tym kontrahentów posiadających prawa do rozporządzania utworem lub utworami: imię, nazwisko, stanowisko służbowe, dane dotyczące pracodawcy/zleceniodawcy, służbowe dane kontaktowe (adres e-mail, nr telefonu),
c) w przypadku twórców: imię i nazwisko, pseudonim.
6. Muzeum pozyskuje dane osobowe co do zasady bezpośrednio od osób, których dane dotyczą. W przypadku pracowników i współpracowników kontrahentów, w tym osób posiadających prawa do rozporządzania utworem lub utworami oraz twórców dzieł (jeśli nie są stroną umowy) – dane osobowe są pozyskiwane od kontrahenta. Część danych osobowych może być także pozyskiwana ze źródeł publicznych (publicznie dostępne rejestry, jak CEIDG, KRS).
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy zawartej przez Muzeum i kontrahenta, a w przypadku twórców – do oznaczenia dzieła. Konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości zawarcia i wykonywania umowy, a w przypadku odmowy podania danych przez twórcę – udostępnienie dzieła anonimowo. W przypadku przetwarzania danych na podstawie udzielonej zgody, co do zasady nie są przewidziane konsekwencje związane z niepodaniem danych.
8. Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być: podmioty świadczące usługi hostingowe poczty elektronicznej i inni dostawcy usług IT, kontrahenci Muzeum, którym zleciło ono realizację całości lub części usług w związku z wykonywaniem zawartej umowy o dzieło, podmioty świadczące usługi księgowe, audytorskie lub doradcze, w tym prawne oraz podatkowe, Szef Krajowej Administracji Skarbowej w związku z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Państwa dane osobowe mogą być także udostępnione w trybie dostępu do informacji publicznej (o ile warunki zawarcia umowy mogą stanowić informację publiczną w rozumieniu przepisów o dostępie do informacji publicznej), a ponadto dane osobowe kontrahentów będących osobami fizycznymi mogą być udostępnione nieograniczonemu kręgowi adresatów za pośrednictwem sieci Internet poprzez Centralny Rejestr Umów m.st. Warszawy. W związku z możliwością upublicznienia informacji o osobie lub wizerunku, jego odbiorcami mogą być także dostawcy serwisów społecznościowych, w których Muzeum prowadzi swoje social media (Facebook, Instagram, LinkedIn, X), osoby odwiedzające strony internetowe, na których dostępne będą przygotowane materiały, w tym strona internetowa Muzeum oraz social media prowadzone Muzeum, odbiorcy innych materiałów.
9. Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Muzeum przez czas trwania umowy, a także mogą być przetwarzane później, tj. przez czas niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami zgodnie z właściwymi przepisami prawa (to jest 3 lata), związku z koniecznością wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Muzeum jako administratorze, w szczególności obowiązku archiwizacyjnego dotyczącego dokumentów przechowywanych w celach podatkowych i rachunkowych (to jest przez okres 5 lat od końca roku, w którym zapłacono podatek), w zależności od tego, który okres będzie dłuższy. Przepisy odrębne mogą także przewidywać dłuższy termin przechowywania dokumentów, w tym danych osobowych, dla wybranych kategorii spraw. Może to dotyczyć w szczególności dokumentacji o znaczeniu archiwalnym, gdzie dane mogą być przechowywane przez dłuższy okres w interesie publicznym zgodnie z przepisami o archiwizacji. Przetwarzanie to odbywa się zgodnie z obowiązującą w Muzeum klasyfikacją dokumentów, to jest co do zasady przed okres 25 lat, a w ściśle określonych przypadkach wieczyście.
10. Posiadają Państwo prawo do: żądania dostępu do przekazanych danych osobowych, sprostowania danych osobowych, żądania usunięcia danych osobowych, a także ograniczenia przetwarzania danych osobowych.
11. Jeśli Państwa dane są przetwarzane na podstawie pkt 3 lit. a) lub 4 lit. c) powyżej, posiadają Państwo również prawo do przenoszenia danych osobowych, pod warunkiem że przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.
12. Jeśli Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie pkt 3 lit. b)-c) lub pkt 4 lit. a) powyżej, posiadają Państwo także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w związku z Państwa szczególną sytuacją.
13. Jeśli Państwa dane są przetwarzane na podstawie pkt 4 lit. c) powyżej, posiadają Państwo także prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przez jej wycofaniem.
14. Ponadto posiadają Państwo prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
15. W stosunku do przekazanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie.
16. W przypadku publikacji materiałów zawierających informacje o osobie lub wizerunek w serwisach społecznościowych (Facebook, Instagram, LinkedIn, X) dane osobowe mogą być przekazane do USA. Odbywa się to na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework).
1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Muzeum Sztuki Nowoczesnej w Warszawie, adres: ul. Pańska 3, 00-124 Warszawa, wpisane do rejestru instytucji kultury Miasta Stołecznego Warszawy pod nr RIK/1/2023, REGON: 140187435, NIP: 525-234-18-32 (dalej również „Administrator” lub „Muzeum”). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Muzeum:
a) listownie: na adres siedziby Muzeum,
b) e-mail: iod@artmuseum.pl.
2. Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować drogą mailową pod adresem: iod@artmuseum.pl.
3. Dane osobowe są przetwarzane:
a) w przypadku kontrahentów Muzeum, w tym osób posiadających prawa do rozporządzania utworem lub utworami – w celu nawiązania i wykonania umowy, której są stroną; w takim przypadku podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
b) w przypadku pracowników, współpracowników kontrahenta Muzeum oraz osób upoważnionych do reprezentacji kontrahenta Muzeum, w tym kontrahentów posiadających prawa do rozporządzania utworem lub utworami – w celu zawarcia i/ lub wykonania umowy; w takim przypadku podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, natomiast zawarcie i wykonanie umowy stanowi prawnie uzasadniony interes Muzeum jako administratora danych,
c) w przypadku twórców dzieła będącego przedmiotem umowy – w celu realizacji prawa twórcy do oznaczenia dzieła; w takim przypadku podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, natomiast obowiązek oznaczenia dzieła stanowi prawnie uzasadniony interes Muzeum jako administratora danych.
4. Dane osobowe mogą być przetwarzane również na podstawie:
a) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, takich jak ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy zawartej przez Muzeum z kontrahentem lub osobą posiadają prawa do rozporządzania utworem lub utworami,
b) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w tym w zakresie obowiązków archiwizacyjnych dotyczących przechowywania dokumentów dla celów podatkowych, archiwizacji dokumentacji dotyczącej zawarcia i wykonywania umowy na podstawie przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
c) art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, jeśli udzielili Państwo zgody na przetwarzanie określonych kategorii danych osobowych w określonym celu; może do dotyczyć w szczególności przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunku w związku z dokumentowaniem wydarzenia w postaci zdjęć i/lub nagrań video lub audio-video.
5. Muzeum przetwarza dane zwykłe obejmujące w szczególności:
a) w przypadku osób fizycznych, z którymi zawiera umowę: imię, nazwisko, adres zamieszkania, PESEL a w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą: nazwa firmy, adres prowadzenia działalności, NIP, REGON, dane kontaktowe (w tym adres e-mail, nr telefonu),
b) w przypadku pracowników, współpracowników kontrahenta Muzeum oraz osób upoważnionych do reprezentacji kontrahenta Muzeum, w tym kontrahentów posiadających prawa do rozporządzania utworem lub utworami: imię, nazwisko, stanowisko służbowe, dane dotyczące pracodawcy/zleceniodawcy, służbowe dane kontaktowe (adres e-mail, nr telefonu),
c) w przypadku twórców: imię i nazwisko, pseudonim.
6. Muzeum pozyskuje dane osobowe co do zasady bezpośrednio od osób, których dane dotyczą. W przypadku pracowników i współpracowników kontrahentów, w tym osób posiadających prawa do rozporządzania utworem lub utworami oraz twórców dzieł (jeśli nie są stroną umowy) – dane osobowe są pozyskiwane od kontrahenta. Część danych osobowych może być także pozyskiwana ze źródeł publicznych (publicznie dostępne rejestry, jak CEIDG, KRS).
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy zawartej przez Muzeum i kontrahenta, a w przypadku twórców – do oznaczenia dzieła. Konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości zawarcia i wykonywania umowy, a w przypadku odmowy podania danych przez twórcę – udostępnienie dzieła anonimowo. W przypadku przetwarzania danych na podstawie udzielonej zgody, co do zasady nie są przewidziane konsekwencje związane z niepodaniem danych.
8. Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być: podmioty świadczące usługi hostingowe poczty elektronicznej i inni dostawcy usług IT, kontrahenci Muzeum, którym zleciło ono realizację całości lub części usług w związku z wykonywaniem zawartej umowy o dzieło, podmioty świadczące usługi księgowe, audytorskie lub doradcze, w tym prawne oraz podatkowe, Szef Krajowej Administracji Skarbowej w związku z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Państwa dane osobowe mogą być także udostępnione w trybie dostępu do informacji publicznej (o ile warunki zawarcia umowy mogą stanowić informację publiczną w rozumieniu przepisów o dostępie do informacji publicznej), a ponadto dane osobowe kontrahentów będących osobami fizycznymi mogą być udostępnione nieograniczonemu kręgowi adresatów za pośrednictwem sieci Internet poprzez Centralny Rejestr Umów m.st. Warszawy. W związku z możliwością upublicznienia informacji o osobie lub wizerunku, jego odbiorcami mogą być także dostawcy serwisów społecznościowych, w których Muzeum prowadzi swoje social media (Facebook, Instagram, LinkedIn, X), osoby odwiedzające strony internetowe, na których dostępne będą przygotowane materiały, w tym strona internetowa Muzeum oraz social media prowadzone Muzeum, odbiorcy innych materiałów.
9. Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Muzeum przez czas trwania umowy, a także mogą być przetwarzane później, tj. przez czas niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami zgodnie z właściwymi przepisami prawa (to jest 3 lata), związku z koniecznością wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Muzeum jako administratorze, w szczególności obowiązku archiwizacyjnego dotyczącego dokumentów przechowywanych w celach podatkowych i rachunkowych (to jest przez okres 5 lat od końca roku, w którym zapłacono podatek), w zależności od tego, który okres będzie dłuższy. Przepisy odrębne mogą także przewidywać dłuższy termin przechowywania dokumentów, w tym danych osobowych, dla wybranych kategorii spraw. Może to dotyczyć w szczególności dokumentacji o znaczeniu archiwalnym, gdzie dane mogą być przechowywane przez dłuższy okres w interesie publicznym zgodnie z przepisami o archiwizacji. Przetwarzanie to odbywa się zgodnie z obowiązującą w Muzeum klasyfikacją dokumentów, to jest co do zasady przed okres 25 lat, a w ściśle określonych przypadkach wieczyście.
10. Posiadają Państwo prawo do: żądania dostępu do przekazanych danych osobowych, sprostowania danych osobowych, żądania usunięcia danych osobowych, a także ograniczenia przetwarzania danych osobowych.
11. Jeśli Państwa dane są przetwarzane na podstawie pkt 3 lit. a) lub 4 lit. c) powyżej, posiadają Państwo również prawo do przenoszenia danych osobowych, pod warunkiem że przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.
12. Jeśli Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie pkt 3 lit. b)-c) lub pkt 4 lit. a) powyżej, posiadają Państwo także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w związku z Państwa szczególną sytuacją.
13. Jeśli Państwa dane są przetwarzane na podstawie pkt 4 lit. c) powyżej, posiadają Państwo także prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przez jej wycofaniem.
14. Ponadto posiadają Państwo prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
15. W stosunku do przekazanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie.
16. W przypadku publikacji materiałów zawierających informacje o osobie lub wizerunek w serwisach społecznościowych (Facebook, Instagram, LinkedIn, X) dane osobowe mogą być przekazane do USA. Odbywa się to na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework).