Klauzula informacyjna

Zgodnie z obowiązkiem wynikającym z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dn. 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Muzeum Sztuki Nowoczesnej w Warszawie, adres: ul. Pańska 3, 00-124 Warszawa, wpisane do rejestru instytucji kultury Miasta Stołecznego Warszawy pod nr RIK/1/2023, REGON: 140187435, NIP: 525-234-18-32 (dalej również „Administrator” lub „Muzeum”). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Muzeum: 

a) listownie: na adres siedziby Muzeum,

b) e-mail: iod@artmuseum.pl. 

2. Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować drogą mailową pod adresem: iod@artmuseum.pl. 

3. Dane osobowe są przetwarzane w celu nawiązania i wykonania umowy o dzieło – przy czym podstawą przetwarzania danych osobowych jest w takim przypadku art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. 

4. Dane osobowe mogą być przetwarzane również na podstawie:

a) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, takich jak ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy o dzieło zawartej z Muzeum, 

b) art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, jeśli udzielili Państwo zgody na przetwarzanie określonych kategorii danych osobowych w określonym celu; może do dotyczyć w szczególności przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunku w związku z dokumentowaniem wydarzenia w postaci zdjęć i/lub nagrań video lub audio-video,

c) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. w sytuacji, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Muzeum jako administratorze danych, w tym w zakresie obowiązków archiwizacyjnych dotyczących przechowywania dokumentów dla celów podatkowych, archiwizacji dokumentacji dotyczącej zawarcia i wykonywania umowy na podstawie przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, jak również obowiązków wynikających z przepisów dotyczących zabezpieczeń społecznych – w celu zgłoszenia zawarcia umowy o dzieło do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. 

5. Muzeum pozyskuje dane osobowe co do zasady bezpośrednio od osób, których dane dotyczą. 

6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy o dzieło, a także do przyszłego oznaczenia dzieła. Konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości zawarcia i wykonywania umowy, a w przypadku odmowy podania danych w celu oznaczenia dzieła – udostępnienie dzieła anonimowo. W przypadku przetwarzania danych na podstawie udzielonej zgody, co do zasady nie są przewidziane konsekwencje związane z niepodaniem danych. 

7. Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być: podmioty świadczące usługi hostingowe poczty elektronicznej i inni dostawcy usług IT, kontrahenci Muzeum, którym zleciło ono realizację całości lub części usług w związku z wykonywaniem zawartej umowy o dzieło, podmioty świadczące usługi księgowe, audytorskie lub doradcze, w tym prawne oraz podatkowe. Państwa dane osobowe mogą być także udostępnione w trybie dostępu do informacji publicznej (o ile warunki zawarcia umowy mogą stanowić informację publiczną w rozumieniu przepisów o dostępie do informacji publicznej), a ponadto dane osobowe kontrahentów będących osobami fizycznymi mogą być udostępnione nieograniczonemu kręgowi adresatów za pośrednictwem sieci Internet poprzez Centralny Rejestr Umów m.st. Warszawy. W związku z możliwością upublicznienia informacji o osobie lub wizerunku, jego odbiorcami mogą być także dostawcy serwisów społecznościowych, w których Muzeum prowadzi swoje social media (Facebook, Instagram, LinkedIn, X), osoby odwiedzające strony internetowe, na których dostępne będą przygotowane materiały, w tym strona internetowa Muzeum oraz social media prowadzone Muzeum, odbiorcy innych materiałów.

8. Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Muzeum przez czas trwania umowy, a także mogą być przetwarzane później, tj. przez czas niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami zgodnie z właściwymi przepisami prawa (to jest 3 lub 6 lat), związku z koniecznością wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Muzeum jako administratorze, w szczególności obowiązku archiwizacyjnego dotyczącego dokumentów przechowywanych w celach podatkowych i rachunkowych (to jest przez okres 5 lat od końca roku, w którym zapłacono podatek), w zależności od tego, który okres będzie dłuższy. Przepisy odrębne mogą także przewidywać dłuższy termin przechowywania dokumentów, w tym danych osobowych, dla wybranych kategorii spraw. Może to dotyczyć w szczególności dokumentacji o znaczeniu archiwalnym, gdzie dane mogą być przechowywane przez dłuższy okres w interesie publicznym zgodnie z przepisami o archiwizacji. Przetwarzanie to odbywa się zgodnie z obowiązującą w Muzeum klasyfikacją dokumentów, to jest co do zasady przed okres 25 lat, a w ściśle określonych przypadkach wieczyście. 

9. Posiadają Państwo prawo do: żądania dostępu do przekazanych danych osobowych, sprostowania danych osobowych, żądania usunięcia danych osobowych, a także ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

10. Jeśli Państwa dane są przetwarzane na podstawie pkt 3 lub 4 lit. b) powyżej, posiadają Państwo również prawo do przenoszenia danych osobowych pod warunkiem, że przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

11. Jeśli Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie pkt 4 lit. a) powyżej, posiadają Państwo także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w związku z Państwa szczególną sytuacją. 

12. Jeśli Państwa dane są przetwarzane na podstawie pkt 4 lit. b) powyżej, posiadają Państwo także prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przez jej wycofaniem. 

13. Ponadto posiadają Państwo prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

14. W stosunku do przekazanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie. 

15. W przypadku publikacji materiałów zawierających informacje o osobie lub wizerunek w serwisach społecznościowych (Facebook, Instagram, LinkedIn, X) dane osobowe mogą być przekazane do USA. Odbywa się to na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework).