Poszukiwany, Poszukiwana!
Młodszy Specjalista / Młodsza Specjalistka ds. administracyjnych

  • Poszukiwany, Poszukiwana!

    Fotografia z Archiwum Eustachego Kossakowskiego, 1969

Muzeum Sztuki Nowoczesnej w Warszawie poszukuje kandydatów / kandydatek na stanowisko:

Starszy Specjalista / Starsza Specjalistka ds. administracyjnych

 

Podstawowe obowiązki:

  • dbanie o sprawne funkcjonowanie użytkowanych przez Muzeum Sztuki Nowoczesnej powierzchni biurowych i magazynowych na terenie Warszawy,
  • kontakt i kooperacja z Zarządcą Nieruchomości,
  • odpowiedzialność za terminową organizację przeglądów okresowych, zlecanie przeglądów firmom zewnętrznym oraz koordynacja prac w tym zakresie,
  • zapewnienie niezbędnych zgód i pozwoleń administracyjnych na potrzeby zapewnienia ciągłości działania MSN,
  • wparcie usług świadczonych przez konserwatora „złota rączka”, w szczególności: kontrola urządzeń technicznych pomieszczeń - zlecanie napraw pojawiających się usterek oraz odbiór prac,
  • nadzór nad umowami z dostawcami mediów – prowadzenie Rejestru Umów Działu Operacyjnego,
  • nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem wyposażenia biurowego,
  • udział w pracach Komisji przetargowych w charakterze Członka Komisji w prowadzonych postępowaniach zakupowych w tym: przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia na potrzeby przetargów na dostawy i usługi z tym związane (m.in. sprzątanie, ochrona, energia, woda, ściegi, śmieci), odpowiedzi na pytania wykonawców oraz oceny ofert,
  • odpowiedzialność za proces najmów długoterminowych przestrzeni oraz wsparcie w zakresie najmów krótkoterminowych w tym: przyjmowanie zapytań i kontakt z podmiotami zainteresowanymi wynajmem przestrzeni Muzeum, przygotowywanie ofert wynajmu przestrzeni dla zainteresowanych, koordynacja poszczególnych wynajmów, przygotowywanie umów, opieka nad ich realizacją i rozliczaniem,
  • prowadzenie inwentarza mienia i środków trwałych,
  • planowanie i nadzór nad zakupami środków trwałych i niskocennych na potrzeby MSN,
  • organizacja szkoleń i ćwiczeń z zakresu ppoż. i ewakuacji.

 

Nasze wymagania:

  • wykształcenie wyższe (dyplom ukończenia studiów I lub II stopnia z zakresu administracji, ekonomii lub studiów technicznych),
  • minimum 3-letnie doświadczenie na stanowisku o zbliżonym zakresie zadań,
  • umiejętność analizy dokumentów,
  • praktyczna znajomość i sprawne posługiwanie się pakietem MS Office,
  • wiedza dotycząca prowadzenia spraw administracyjnych i gospodarczych,
  • znajomość procedur dotyczących prawidłowego obiegu dokumentów,
  • umiejętność pracy w zespole,
  • bardzo dobra organizacja pracy oraz samodzielność w wykonywanych czynnościach,
  • dokładność, sumienność w zakresie wykonywanych zadań,
  • kreatywność i proaktywna postawa,
  • zdolności komunikacyjne, łatwość w nawiązywaniu i podtrzymywaniu kontaktów,
  • wysoka kultura osobista.

 

Mile widziane:

  • ukończone kursy / szkolenia z zakresu administracji oraz obsługi administracyjnej i najmu powierzchni,
  • doświadczenie z zakresu archiwizowania dokumentacji zgodnie z wymaganiami JRWA,
  • doświadczenie pracy w instytucji kultury.

 

Co oferujemy:

  • zatrudnienie na pełen etat w oparciu o umowę o pracę,
  • wynagrodzenie zasadnicze w wysokości ok. 3800-4500 zł brutto (zależne od posiadanego doświadczenia),
  • dodatek stażowy (5-20% wartości wynagrodzenia zasadniczego).

 

Jak aplikować?
CV prosimy przesyłać na adres: kariera@artmuseum.pl 
W tytule wiadomości należy wpisać nr referencyjny: DO/S/01/22
Na aplikacje czekamy do 19.02.2022 r.

Zastrzegamy sobie prawo do kontaktowania się tylko z wybranymi kandydatami / kandydatkami. W kolejnych etapach procesu rekrutacji przewidujemy możliwość sprawdzenia praktycznych umiejętności kandydatów na podstawie próbek pracy.

 

Dodatkowo prosimy o umieszczenie w CV klauzuli:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Muzeum Sztuki Nowoczesnej w Warszawie dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesów rekrutacyjnych, prowadzonych zarówno obecnie, jak też w przyszłości. Zgoda została wyrażona przeze mnie w trybie zapisów art. 7 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego RODO.”