Poszukiwany, Poszukiwana!
Młodszy Specjalista / Młodsza Specjalistka ds. administracyjnych
Muzeum Sztuki Nowoczesnej w Warszawie poszukuje kandydatów / kandydatek na stanowisko:
Starszy Specjalista / Starsza Specjalistka ds. administracyjnych
Podstawowe obowiązki:
- dbanie o sprawne funkcjonowanie użytkowanych przez Muzeum Sztuki Nowoczesnej powierzchni biurowych i magazynowych na terenie Warszawy,
- kontakt i kooperacja z Zarządcą Nieruchomości,
- odpowiedzialność za terminową organizację przeglądów okresowych, zlecanie przeglądów firmom zewnętrznym oraz koordynacja prac w tym zakresie,
- zapewnienie niezbędnych zgód i pozwoleń administracyjnych na potrzeby zapewnienia ciągłości działania MSN,
- wparcie usług świadczonych przez konserwatora „złota rączka”, w szczególności: kontrola urządzeń technicznych pomieszczeń - zlecanie napraw pojawiających się usterek oraz odbiór prac,
- nadzór nad umowami z dostawcami mediów – prowadzenie Rejestru Umów Działu Operacyjnego,
- nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem wyposażenia biurowego,
- udział w pracach Komisji przetargowych w charakterze Członka Komisji w prowadzonych postępowaniach zakupowych w tym: przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia na potrzeby przetargów na dostawy i usługi z tym związane (m.in. sprzątanie, ochrona, energia, woda, ściegi, śmieci), odpowiedzi na pytania wykonawców oraz oceny ofert,
- odpowiedzialność za proces najmów długoterminowych przestrzeni oraz wsparcie w zakresie najmów krótkoterminowych w tym: przyjmowanie zapytań i kontakt z podmiotami zainteresowanymi wynajmem przestrzeni Muzeum, przygotowywanie ofert wynajmu przestrzeni dla zainteresowanych, koordynacja poszczególnych wynajmów, przygotowywanie umów, opieka nad ich realizacją i rozliczaniem,
- prowadzenie inwentarza mienia i środków trwałych,
- planowanie i nadzór nad zakupami środków trwałych i niskocennych na potrzeby MSN,
- organizacja szkoleń i ćwiczeń z zakresu ppoż. i ewakuacji.
Nasze wymagania:
- wykształcenie wyższe (dyplom ukończenia studiów I lub II stopnia z zakresu administracji, ekonomii lub studiów technicznych),
- minimum 3-letnie doświadczenie na stanowisku o zbliżonym zakresie zadań,
- umiejętność analizy dokumentów,
- praktyczna znajomość i sprawne posługiwanie się pakietem MS Office,
- wiedza dotycząca prowadzenia spraw administracyjnych i gospodarczych,
- znajomość procedur dotyczących prawidłowego obiegu dokumentów,
- umiejętność pracy w zespole,
- bardzo dobra organizacja pracy oraz samodzielność w wykonywanych czynnościach,
- dokładność, sumienność w zakresie wykonywanych zadań,
- kreatywność i proaktywna postawa,
- zdolności komunikacyjne, łatwość w nawiązywaniu i podtrzymywaniu kontaktów,
- wysoka kultura osobista.
Mile widziane:
- ukończone kursy / szkolenia z zakresu administracji oraz obsługi administracyjnej i najmu powierzchni,
- doświadczenie z zakresu archiwizowania dokumentacji zgodnie z wymaganiami JRWA,
- doświadczenie pracy w instytucji kultury.
Co oferujemy:
- zatrudnienie na pełen etat w oparciu o umowę o pracę,
- wynagrodzenie zasadnicze w wysokości ok. 3800-4500 zł brutto (zależne od posiadanego doświadczenia),
- dodatek stażowy (5-20% wartości wynagrodzenia zasadniczego).
Jak aplikować?
CV prosimy przesyłać na adres: kariera@artmuseum.pl
W tytule wiadomości należy wpisać nr referencyjny: DO/S/01/22
Na aplikacje czekamy do 19.02.2022 r.
Zastrzegamy sobie prawo do kontaktowania się tylko z wybranymi kandydatami / kandydatkami. W kolejnych etapach procesu rekrutacji przewidujemy możliwość sprawdzenia praktycznych umiejętności kandydatów na podstawie próbek pracy.
Dodatkowo prosimy o umieszczenie w CV klauzuli:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Muzeum Sztuki Nowoczesnej w Warszawie dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesów rekrutacyjnych, prowadzonych zarówno obecnie, jak też w przyszłości. Zgoda została wyrażona przeze mnie w trybie zapisów art. 7 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego RODO.”